Geen apps, geen hacks. Een gids voor het optimaliseren van de productiviteit
Noot van de redactie: Upasna Gautama is senior productmanager bij het Platforms-team bij CNN, waar ze de contentmanagementtechnologie ontwikkelt en bouwt die nieuws aan de wereld levert.
CNN
—
Vroeger was ik een productiviteitsapp-junkie.
Als een app beloofde mij slimmer, sneller of efficiënter te maken, downloadde ik hem. Tijdregistratie, digitale planners, gewoonteregistratie – noem maar op. Ik ben er urenlang mee bezig geweest om ze op te zetten, overtuigd deze zou mijn tijdmanagementproblemen oplossen.
Spoiler alert: Geen van hen deed dat.
Na vijf jaar op afstand te hebben gewerkt in een veeleisende branche, grote producten te hebben gelanceerd en een baby te hebben gekregen, heb ik de harde waarheid geleerd: geen enkele app kan je focus fixeren. Productiviteit gaat niet over software of de ‘perfecte’ routine van iemand anders. Het gaat om mentaliteit: de basis onder de knie krijgen en uitzoeken wat voor jou werkt. Dat is waar bewuste productiviteit een rol speelt.
Mindful productiviteit betekent niet dat je je van zonsopgang tot zonsondergang moet haasten of dat je honderd taken moet afvinken om aan het eind van de dag in elkaar te storten. Het gaat erom dat je weet wat je wilt bereiken en met de intentie naar die prestaties toewerkt, terwijl je aandacht schenkt aan wat je doet en hoe je het doet. Het betekent gefocust blijven op je doelen en niet overweldigd worden.
Voor mij verschijnt het in de agenda die ik de avond vóór mijn volgende ochtend heb opgesteld. Het zit in de pauze voordat ik een snauwende e-mail stuur waar ik later spijt van zal krijgen. Het is de diepe ademhaling als ik zie dat mijn agenda op een chaos lijkt en ik besef: “Dit kan wachten.”
Mindful productiviteit gaat over focussen op wat belangrijk is, zodat u uw werkdoelen kunt verpletteren En een leven buiten hen hebben. In mijn geval omvat het het achtervolgen van een gekke, onstuimige 16 maanden oude baby door mijn huis.
De manier waarop ik het doe, past bij het leven dat ik heb. In elke fase, of het nu ging om trouwen, een nieuwe branche betreden, op afstand werken en een baby krijgen, moest ik mijn prioriteiten opnieuw evalueren en mijn strategieën bijwerken. Pas deze ideeën aan of vernieuw ze zodat ze voor u werken.
Als je deze hacks wilt proberen en apps in het nieuwe jaar wilt vergeten, doe ik het als volgt:
Als jij je tijd niet beschermt, zal niemand anders dat doen. Daarom blokkeer ik gerichte werksessies en beschouw ik ze als heilig. Maandag en vrijdag zijn mijn diepe werkdagen: blokken van drie uur gewijd aan projecten met hoge prioriteit, zonder onderbrekingen.
Doordeweeks gebruik ik kleinere blokken – een uur hier, twee uur daar – om de vaart erin te houden bij kritieke taken. En onthoud dat het geen probleem is als je blokken er anders uitzien. Niet iedereen kan drie uur tijd beschermen.
Vrijdag is mijn favoriete dag om de week samen te vatten. Ik vat de voortgang, belangrijke overwinningen en komende mijlpalen samen, op maat voor teamgenoten, klanten en andere belanghebbenden. Deze gewoonte zorgt er niet alleen voor dat mijn team op één lijn blijft, maar schept ook vertrouwen over de hele linie.
De sleutel is om te communiceren en uw tijd te beschermen. Tijdens deze blokken heb ik een afwezigheidsbericht ingesteld, zodat mijn team precies weet wat ik doe en waarom het ertoe doet. Dit resulteert in geen onderbrekingen en geen chaos; alleen gefocust, zinvol werk. Hier komt het op neer: de manier waarop u met uw tijd omgaat, is hoe anderen er ook mee omgaan.
Als ik aan meer dan één ding tegelijk heb geprobeerd te werken, bereik ik minder en raak ik vaker gefrustreerd. Dat komt omdat multitasken niet mogelijk is, volgens de wetenschap.
“Je hersenen zijn zo ingesteld dat ze maar één ding tegelijk kunnen doen,” vertelde Dr. Aditi Nerurkar, internist en docent mondiale gezondheidszorg en sociale geneeskunde aan de Harvard Medical School. “Als je multitaskt, ben je bezig met ‘taakwisseling’, waarbij je twee afzonderlijke taken snel achter elkaar uitvoert.”
Het wisselen van taak verzwakt ironisch genoeg uw productiviteit in de loop van de tijd door uw prefrontale cortex te beïnvloeden, het gebied van uw hersenen dat verantwoordelijk is voor het oplossen van complexe problemen, strategisch denken en organiseren.
Dus Nerurkar, auteur van “De 5 resets: Herbedraad je hersenen en lichaam voor minder stress en meer veerkracht’, adviseerde me om ‘in plaats daarvan te monotasken om je productiviteit op peil te houden en tegelijkertijd je prefrontale cortex te behouden.’
Aan het eind van de dag weet je wat je hebt gedaan (of niet gedaan). Ik veranker het einde van mijn dag met een eenvoudig maar krachtig ritueel: ik schrijf de drie prioriteiten op die ik de volgende ochtend moet aanpakken. Slechts drie. Dit is mijn geheim om de dag goed af te sluiten. Geen aanhoudend “Wat vergeet ik?” spanning. Geen wakker worden in chaos. Ik laat een notitie achter op mijn monitor, zodat ik als ik de volgende ochtend ga zitten, precies weet waar ik moet beginnen.
Op een recente donderdagochtend las mijn notitie: Voltooi een document met productvereisten, bereid u voor op een vergadering met engineering over een nieuwe functie die we aan het bouwen zijn en voltooi het eerste ontwerp van de doelstellingen voor het eerste kwartaal en de belangrijkste resultaten. Tegen 11 uur had ik het gevoel dat ik de dag al aan het winnen was.
Elke ochtend zorg ik er eerst voor dat de drie topprioriteiten die ik de dag ervoor heb gedefinieerd, in mijn agenda worden gepland. Het is mijn manier om mezelf te dwingen prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat wat gedaan moet worden, efficiënt wordt gedaan. Het is een dagelijkse praktijk om te erkennen dat hoewel ik alles kan, ik niet alles kan doen (tenminste niet alles tegelijk).
De echte hack hier is het gebruik van je agenda als je takenlijst. Als het niet in je agenda past, wordt het niet gedaan. Een uur in de ochtend voor onderzoek. Negentig minuten na de lunch om te schrijven. Dertig minuten voordat ik me afmeld om mijn inbox leeg te maken. Dit proces gaat niet alleen over planning; het is een dwingende functie voor het stellen van prioriteiten.
Als je dag beperkt is tot 24 uur, haalt niet alles het, en dat is nu juist het punt. Waarom werkt dit? Want als een taak in uw agenda staat, is deze echt. Je hebt je ervoor geëngageerd. En als je commit, voer je uit. Verstop je niet achter je to-do-lijst. Beheers uw tijd door er een plan van te maken dat resultaten oplevert.
Elke vrijdag voordat ik me afmeld voor het weekend, plan ik de volgende week. Het is een rustig moment van reflectie en vooruitziendheid, waarbij ik mijn drie belangrijkste prioriteiten identificeer en de weg vrijmaakt voor een week waarin ik aan de slag kan. Ik reserveer volgende week tijd voor grote projecten, terwijl ik anticipeer op mogelijke uitdagingen en ruimte maak voor diepgaand werk.
Het is een eenvoudige routine waarmee ik met een heldere geest het weekend in kan gaan en op volle snelheid kan beginnen op maandag. Oh, en het beste: geen zorgen meer op zondagavond over wat ik de komende week ben vergeten.
Mindful productiviteit betekent niet dat je elke seconde uit je dag moet halen. Het gaat erom dat je volledig aanwezig en doelbewust bent met de tijd die je hebt. Het gaat om het creëren van een harmonie die je niet alleen productiever maakt, maar ook meer rust geeft.
En het is niet alleen een manier van werken; het geldt ook voor mijn persoonlijke leven. Of het nu een middagje uit is met mijn man of een koffiedate met een vriend, deze oefeningen helpen me geaard te blijven in het huidige moment en mijn tijd af te stemmen op wat ik het meest waardeer.
Het doel is niet om meer gedaan te krijgen. Het doel is om dingen gedaan te krijgen, zodat u uw werklust kunt bevredigen, aandacht kunt besteden aan uw omgeving en net zo emotioneel aanwezig kunt zijn bij uzelf en uw dierbaren buiten uw werk als tijdens werkuren.
Laat je inspireren door een wekelijkse samenvatting over goed leven, eenvoudig gemaakt. Meld u aan voor de Life, But Better-nieuwsbrief van CNN voor informatie en hulpmiddelen die zijn ontworpen om uw welzijn te verbeteren.
