AI-notulisten voegen een nieuwe laag toe aan de etiquette voor virtuele vergaderingen
NEW YORK (AP) — Het lanceren van een hulpmiddel voor kunstmatige intelligentie om aantekeningen te maken en belangrijke informatie uit een virtuele vergadering samen te vatten kan aantrekkelijk zijn. Enkele seconden nadat een van de agenten een videoconferentie van een uur heeft bijgewoond, kan deze een samenvatting geven van de belangrijkste punten en een takenlijst opstellen voor alle deelnemers.
Maar de manier waarop populaire AI-notulisten deze taken uitvoeren, zorgt ervoor dat sommige mensen het gebruik ervan vermijden. De technologie zet alles wat tijdens vergaderingen wordt gezegd, om in data. Vertrouwelijke personeelsinformatie, bedrijfsstrategieën, bedrijfsgeheimen en opmerkingen die later als belastend kunnen worden beschouwd: het kan allemaal in verkeerde handen terechtkomen.
“Er zijn enorme risico’s voor de organisatie op het gebied van AI-notulisten”, zegt Amy Dufrane, de CEO van HRCI, aanbieder van HR-training en certificering. “Ik denk niet dat bedrijven er überhaupt gebruik van moeten maken.”
Een AI-notulist is een softwareapplicatie of apparaat dat gebruik maakt van kunstmatige intelligentiespraakherkenning en grote taalmodellen om gesprekken op te nemen, te transcriberen en samen te vatten. De instrumenten zijn bedoeld om tijd besparen en de participatie te verbeteren, maar professionals op een aantal terreinen zeggen dat er redenen zijn om op hun hoede te zijn.
Dit artikel maakt deel uit van AP’s Be Well-dekking, met de nadruk op welzijn, fitness, voeding en geestelijke gezondheid. Lees meer Het gaat goed.
De belangrijkste daarvan is de onzekerheid over waar de verzamelde gegevens worden opgeslagen en voor hoe lang. Voorstanders van privacy maken zich zorgen bedrijven achter de AI-notulisten maken stemafdrukken zonder toestemming. Stemafdrukken – een soort biometrisch profiel dat lijkt op een vingerafdruk, maar afgestemd op de unieke intonaties en kenmerken van iemands stem – kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot beperkte of vertrouwelijke informatie, waaronder de inhoud van bankrekeningen.
Sommige technologiebedrijven verkopen gegevens door van de notitietools die ze hebben gemaakt of gebruiken vertrouwelijke transcripties van vergaderingen en opnames om hun AI-modellen te trainen. Er bestaat ook het risico dat gesprekken tussen een advocaat en een cliënt eerlijk spel worden in juridische procedures; Een federale rechter in New York beval in februari een strafrechtelijke beklaagde om aanklagers te voorzien van documenten die hij voor zijn advocaten had gemaakt, omdat deze al waren gedeeld met een derde partij, namelijk Anthropic’s Claude.
“Mensen die AI-notulisten gebruiken, weten niet altijd waar de gegevens naartoe gaan”, zegt Justin Daniels, een in Atlanta gevestigde bedrijfsjurist bij advocatenkantoor Baker Donelson. “En in mijn context, als de gegevens ergens anders naartoe gaan en ze zich er niet van bewust zijn, is dat gesprek tussen advocaat en cliënt mogelijk niet meer het privilege van advocaat en cliënt.”
Hier volgen enkele tips over de etiquette om een AI-notulist uit een vergadering te schoppen, de risico’s van het gebruik ervan en hoe u uzelf kunt beschermen.
De eerste stap wanneer u deelneemt aan een vergadering is het controleren op bots
Wanneer u deelneemt aan een vergadering, maak er dan een gewoonte van om te controleren of er een AI-notulist aanwezig is. Het kan verschijnen als een deelnemer aan de vergadering, vaak aangeduid als een AI-notulist, of als een pop-upbericht op het scherm waarin de deelnemers worden geïnformeerd dat de vergadering wordt opgenomen. Dit laatste zou de aanwezigheid van een AI-notulist kunnen signaleren.
Virtuele vergaderplatforms zoals Zoom en Google Meet laten gebruikers weten wanneer er wordt opgenomen, maar sommige vergadersoftware maakt niet duidelijk wanneer er een notulist aanwezig is, aldus Thorin Klosowski, senior beveiligings- en privacyanalist van de Electronic Frontier Foundation.
Deelnemers kunnen ook persoonlijke notitieapparaten gebruiken die los staan van het vergaderplatform, in welk geval de andere deelnemers niet noodzakelijkerwijs weten dat een discussie wordt opgenomen en getranscribeerd.
‘Je hoopt dat de andere persoon je zal vertellen dat hij of zij dat doet,’ zei Klosowski. “Iedereen om toestemming vragen voordat je een gevoelige vergadering belegt, zou de meest beleefde aanpak zijn.”
Als u niet zeker weet of iemand een AI-notulist heeft ingezet, kunt u dit vragen. Ook kunt u aan het begin aangeven dat een vergadering niet mag worden opgenomen.
Een beleefde manier om zo’n grens vast te stellen is door te zeggen: ‘Ons bedrijfsbeleid is dat deze bijeenkomst niet kan worden opgenomen’, opperde Dufrane. Dit ontlast de werknemer, zoals een verkoper die een goede indruk wil maken, van de ‘slechterik’ en legt in plaats daarvan de verantwoordelijkheid bij het bedrijf, zei ze.
Een andere optie is om de notulist een deel van de bijeenkomst toe te staan, maar deze aan het einde uit te schakelen om tijd te besteden aan meer delicate onderwerpen.
“Ik zal pas over iets inhoudelijks beginnen te praten als het is afgesloten, omdat ik gewoon het risico niet wil nemen”, zei Daniels.
Claim uw privacyrechten om stemafdrukken te beschermen
Veel AI-notulisten bepalen unieke akoestische handtekeningen of stemafdrukken voor elke spreker in de kamer, zegt Chris Pluymers, advocaat bij The Dillon Law Group in East Lansing, Michigan. Dat is hoe de bedrijven de ene luidspreker van de andere onderscheiden, door ze te labelen met de bijnamen “Speaker 1” of “Speaker 2.”
Eén manier waarop stemafdrukken worden gebruikt, is om de identiteit van bankrekeninghouders via de telefoon te verifiëren. Als slechte acteurs de vocale handtekening van een persoon te pakken krijgen, kunnen ze die gebruiken om toegang te krijgen tot bestanden, fraude te plegen of accounts over te nemen, zei hij.
Wetten in sommige staten bepalen hoe stemafdrukken kunnen worden gemaakt en opgeslagen en bieden rechten die individuen kunnen doen gelden om bezwaar te maken tegen het gebruik van een AI-notulist tijdens vergaderingen die ze bijwonen.
In Illinois worden stemafdrukken beschouwd als biometrische identificatiemiddelen, vergelijkbaar met vingerafdrukken, en vallen ze onder de Biometric Information Privacy Act van de staat, die schriftelijke kennisgeving en geïnformeerde toestemming vereist voordat een AI-notulist of een andere agent stemafdrukken verzamelt. De wet schrijft ook een gedocumenteerd dataretentieschema en vernietigingsbeleid voor, aldus Pluymers. Maar de meeste bedrijven die de tools gebruiken, beschikken niet over een van deze systemen, aldus Pluymers.
“In de wereld van AI, de wereld van data en privacy, de wereld van biometrische identificatie, denk ik niet dat je daar zo laks mee kunt omgaan”, aldus Pluymers. “Ik denk dat het van cruciaal belang is om voorop te lopen.”
Volgens de wet van Illinois kunnen werknemers zeggen dat ze geen bijeenkomst met een AI-notulist willen bijwonen totdat ze zekerheid hebben over waar en waarom de gegevens worden opgeslagen en wanneer deze worden verwijderd, aldus Pluymers. Ze kunnen ook vragen of er een beleid en een schriftelijk toestemmingsformulier is om te ondertekenen.
Als een AI-notulist onverwacht op een vergadering verschijnt, zou een deelnemer kunnen zeggen: “Ik geef er de voorkeur aan dat we deze vergadering houden zonder AI-opname- of transcriptietools en ik zou graag mijn eigen aantekeningen maken en een samenvatting delen als dat nuttig is”, opperde Pluymers. “Gewoon hartelijk en oprecht zijn en hen vragen je wensen te respecteren.”
Weet waar uw gegevens naartoe gaan
Wanneer u met AI-notitie-apps werkt, moet u weten of de bedrijven die ze hebben gebouwd opnames, transcripties of metagegevens voor onbepaalde tijd bewaren of deze gebruiken om AI-modellen te trainen, zegt Danielle Kays, een partner bij Fisher Phillips die bedrijven vertegenwoordigt op het gebied van privacy en arbeidsrecht.
“Als er een soort luidspreker-ID of stemherkenning is, begrijp dan echt wat dat is en hoe het werkt”, zei Kays.
Zelfs als de inhoud wordt verwijderd, kunnen metagegevens over vergaderingen bij de leverancier bewaard blijven, wat betekent dat gevoelige bedrijfsinformatie van invloed kan zijn op hoe het model zich gedraagt en in sommige gevallen kan worden onthouden of gereproduceerd, zei ze.
AI-notitiemakers genereren tekst, en dat is voor buitenstaanders gemakkelijker om doorheen te zoeken dan video- of audiobestanden, aldus EFF.
“Het opslaan van een heleboel video’s is niet eenvoudig, het is duur en moeilijk om door te kijken, maar tekst is veel gemakkelijker te doorzoeken en goedkoper op te slaan”, zegt Klosowski van de Electronic Frontier Foundation.
___
Deel uw verhalen en vragen over welzijn op de werkplek op (e-mail beveiligd). Volg de Be Well-verslaggeving van AP, met de nadruk op welzijn, fitness, voeding en geestelijke gezondheid op https://apnews.com/hub/be-well
